TEMA:
COMPROBANTE APERTURA Y DIARIO
LOGRO: IDENTIFICA LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACION DEL
COMPROBANTE DE APERTURA Y EL DE DIARIO
INDICADOR DE LOGRO
Ø Diferencia
el concepto y procedimiento de elaborar comprobantes de apretura y
comprobantes de diario
Ø Diligenciara los comprobantes de acuerdo con las características de cada
formato.
EL ASIENTO DE APERTURA
Este es el
primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las
actividades o al inicio del ejercicio económico.
Consideraremos
que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual se detiene
momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una visión del
patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados, en un
momento concreto del tiempo.
Se separa así
un ejercicio económico de otro.
Abrir, o
reabrir la contabilidad será la operación por la que se inicia o reanuda el
registro de operaciones al iniciarse el ejercicio económico.
El asiento de
apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las
de Pasivo.
Desde el punto de vista práctico a la hora de
realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes casos:
1. Que la
empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad nueva) y por
tanto no hay balance inicial. En estos casos el asiento de apertura es muy
sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios) a
capital.
2. La empresa
ya existe y estamos llevando nosotros mismos la contabilidad con un sistema
informático. En este caso tampoco hay problema, pues al realizar el cierre los
programas informáticos hacen de forma automática el asiento de apertura.
3. La empresa
ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y nos pasa el
balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre.
Aquí ya tendrá más trabajo, pues lo primero de todo debe crear todas las
cuentas que existen y luego realizar el asiento de
Cuidado: En la
vida real es necesario tener una ficha de cada cliente, de cada máquina, etc.
(el balance de sumas y saldos debe venir detallado de este modo) de forma que
no es suficiente crear clientes en su conjunto sino que habría que detallar uno
a uno con su saldo de apertura. Lo mismo con las demás cuentas.
Este asiento
de apertura, cuando existen muchas cuentas (puede haber varios cientos o miles
de cuentas), suele ser muy difícil de cuadrar, además de la dificultad práctica
y de tiempo de hacer un asiento de este tamaño.
Para
solucionar este tema, algunos programas están preparados para enfocarlo de otro
modo. Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando las cuentas con sus
saldos iniciales (al crear los códigos de clientes, proveedores, etc. el
sistema ya sabe si son de activo o de pasivo) y una vez introducidos se pulsa
el botón "realizar asiento de apertura" y se hace solo. Si las sumas
del debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y deberemos ver
que saldo está mal y corregirlo.
4. Por ultimo,
lo más difícil de todo para realizar un asiento de apertura, es que una empresa
encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no tiene nada de
nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el gran problema de que es una
empresa que ya está funcionando y por tanto ha realizado compras, tiene movimientos
bancarios, le deben dinero sus clientes, etc.
En estos casos, además de contable hay que ser "investigador", pues deberemos hacer lo que se denomina un balance inventario y valorarlo. A partir de aquí ya se podrá realizar el asiento de apertura.
EJERCICIO COMPROBANTE
DE APERTURA
1. Comprobante
de apertura 001 se constituyo en la ciudad de bogotá la sociedad limitada con
razón social GLOMYA ltda, cuyo objeto será la compra y venta de
electrodomésticos y muebles para el hogar y para oficinas en general, mediante
escritura publica no 1820 de la notaria cuarta de bogotá, con un capital de
$120.000.000 conformado por 3.000 cuotas de $40.000 cada una, pagadas
totalmente así:
1. Oscar
Cifuentes quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $15.000.000 en efectivo según
recibo de caja no 001 b. $ 5.000.000 en muebles para uso de la oficina según
factura 1020
2. Andrea
Fuertes quinientas (500) cuotas pagadas así:
a. $16.000.000
en equipo de computación y comunicación para la oficina
b. $4.000.000
en efectivo según recibo de caja no 002
3. Gabriel
Jaimes quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $20.000.000 en efectivo según
recibo de caja no 003
4. Marcela
Duarte quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $20.000.000 en mercancía
5. Messilemi
quinientas (500) cuotas pagadas así:
a. $3.000.000
en muebles para uso de la oficina según factura 1034
b. $5.000.000
en equipo de comunicación y computación para la oficina
c. $12.000.000
en efectivo según recibo de caja no 004
6. Laura gómez
quinientas (500) cuotas pagadas así:
a. $20.000.000
en efectivo según recibo de caja no 005
INVENTARIOS
La
contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función
y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual
obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas
con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario inicial
El Inventario
Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que
comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará
con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente. Este
balance inventario valorado consta de los siguientes pasos:
1. Hacer un
inventario, que consiste en hacer un listado de todos los bienes, uno por uno,
que tiene la empresa (camión modelo tal, 5 mesas de madera, ordenador modelo X,
cuenta corriente en banco Z, etc.).
2. Hacer un
listado de todos los derechos que tiene la empresa: préstamos que ha concedido,
lista de todos los clientes, etc.
3. Hacer una
lista de todas las obligaciones que tiene la empresa con los bancos, hacienda,
proveedores, trabajadores, etc.
4. Valorarlo
todo. Esto lleva mucho trabajo y dificultad pues a veces no aparecen las
facturas de compra o es difícil descubrir cuánto deben de verdad los clientes.
Es necesario recordar que hay que preparar también las fichas de inmovilizado
de todos y cada uno de los bienes de la empresa, pues lo necesitaremos para
poder valorar adecuadamente dichos bienes y también, desde el punto de vista
fiscal, para poder calcular las amortizaciones de los próximos ejercicios.
5. Por último
debe hallar la diferencia entre sus bienes y derechos y sus obligaciones. Dicha
diferencia será su capital o patrimonio neto.
COMPROBANTE DE DIARIO
Las Partidas o
Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se
realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de
servicio.
Se elabora un
Comprobante por cada día en el que se registren transacciones económicas. Una
de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, el DEBE
siempre tendrá igual cantidad que el HABER.
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el
asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y
codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación
del comprobante diario de contabilidad.
Informe Diario de Operaciones
La estructura e implementación de un informe diario de operaciones
le permitirá a las pequeñas y medianas empresas
recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en
diferentes secciones para una mayor claridad; acumular
diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio
para así tomar decisiones sobre el control
interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios.
El informe diario de operaciones nos proporcionará la información
necesaria para preparar el resumen de
operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras
al crédito y cualquier otra asiento que
necesite la empresa. Luego esta información es registrada en los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los
estados financieros.
Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con
el mínimo margen de error. Esta estructura será
diseñada según las necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas perspectiva.
El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la
administración: Para la toma de decisiones en las
funciones de planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa.
Con la implementación del informe diario de operaciones es
recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada,
para posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e
iniciar la acción mientras los
datos son todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras
ACTIVIDAD EN CLASE
TRANSACCIONES
COMERCIALES REALIZADAS
1 DE OCTUBRE
1.Se vende
mercadería al contado por $4,697.340 y al crédito por $3,232.670.
2. Se compran
bolsas y material de empaque por valor de $344.220 a Distribuidoras de Bolsas,
S.A. de C.V. emitiendo el cheque No. 34 del Banco HSBC.
3. Se compran
10 sillas de espera a razón de $30.000 cada una, por lo cual se emite cheque
No. 35 a nombre de Office Depot, S.A. de C.V.
4. Se apertura
el fondo de caja chica por valor de $300.000 para gastos de hasta $25.000, para
lo cual se emite cheque No. 36 a nombre del Sr. Carlos Gómez, quien será el
custodio de dicho fondo.
1. Se vende
mercadería al crédito por $1,900.000 y al contado por $565.330.
2. Se compra
una engrapadora y una caja de grapas por valor de $19.650 y se paga con fondos
de caja chica.
3. Se compran
5 garrafas de agua cristal por valor de $13.450 y se paga de caja chica.
4. Se consigna
al banco por el valor de las ventas al contado.
5. Se adquiere
mercadería al crédito por $1,500.00 de parte de nuestro proveedor Socaire, S.A.
de C.V.
1. Se paga
planilla administrativa por valor de $800.000.
2. Se paga
planilla de ventas por valor de $1,200.000.
3. Se pagan
comisiones sobre ventas a nuestros vendedores por valor de
$225.000.
4. Se tienen
ventas al contado por $8,944.330 y al crédito por $234.550.
5. Se consigna
al banco por el valor de las ventas al contado.
