COMPROBANTE APERTURA Y DIARIO

TEMA:  COMPROBANTE APERTURA Y DIARIO

LOGRO: IDENTIFICA LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACION DEL COMPROBANTE DE APERTURA Y EL DE DIARIO  

INDICADOR DE LOGRO

Ø  Diferencia  el concepto y procedimiento de elaborar comprobantes de apretura y comprobantes de diario

Ø  Diligenciara  los comprobantes  de acuerdo con las características de cada formato.

EL ASIENTO DE APERTURA

Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual se detiene momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados, en un momento concreto del tiempo.

Se separa así un ejercicio económico de otro.

Abrir, o reabrir la contabilidad será la operación por la que se inicia o reanuda el registro de operaciones al iniciarse el ejercicio económico.

El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo.

Desde el punto de vista práctico a la hora de realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes casos:

1. Que la empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad nueva) y por tanto no hay balance inicial. En estos casos el asiento de apertura es muy sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios) a capital.

2. La empresa ya existe y estamos llevando nosotros mismos la contabilidad con un sistema informático. En este caso tampoco hay problema, pues al realizar el cierre los programas informáticos hacen de forma automática el asiento de apertura.

3. La empresa ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y nos pasa el balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre. Aquí ya tendrá más trabajo, pues lo primero de todo debe crear todas las cuentas que existen y luego realizar el asiento de

Cuidado: En la vida real es necesario tener una ficha de cada cliente, de cada máquina, etc. (el balance de sumas y saldos debe venir detallado de este modo) de forma que no es suficiente crear clientes en su conjunto sino que habría que detallar uno a uno con su saldo de apertura. Lo mismo con las demás cuentas.

Este asiento de apertura, cuando existen muchas cuentas (puede haber varios cientos o miles de cuentas), suele ser muy difícil de cuadrar, además de la dificultad práctica y de tiempo de hacer un asiento de este tamaño.

Para solucionar este tema, algunos programas están preparados para enfocarlo de otro modo. Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando las cuentas con sus saldos iniciales (al crear los códigos de clientes, proveedores, etc. el sistema ya sabe si son de activo o de pasivo) y una vez introducidos se pulsa el botón "realizar asiento de apertura" y se hace solo. Si las sumas del debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y deberemos ver que saldo está mal y corregirlo.

4. Por ultimo, lo más difícil de todo para realizar un asiento de apertura, es que una empresa encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no tiene nada de nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el gran problema de que es una empresa que ya está funcionando y por tanto ha realizado compras, tiene movimientos bancarios, le deben dinero sus clientes, etc.

En estos casos, además de contable hay que ser "investigador", pues deberemos hacer lo que se denomina un balance inventario y valorarlo. A partir de aquí ya se podrá realizar el asiento de apertura.

EJERCICIO COMPROBANTE DE APERTURA

1. Comprobante de apertura 001 se constituyo en la ciudad de bogotá la sociedad limitada con razón social GLOMYA ltda, cuyo objeto será la compra y venta de electrodomésticos y muebles para el hogar y para oficinas en general, mediante escritura publica no 1820 de la notaria cuarta de bogotá, con un capital de $120.000.000 conformado por 3.000 cuotas de $40.000 cada una, pagadas totalmente así:

1. Oscar Cifuentes quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $15.000.000 en efectivo según recibo de caja no 001 b. $ 5.000.000 en muebles para uso de la oficina según factura 1020

2. Andrea Fuertes quinientas (500) cuotas pagadas así:

a. $16.000.000 en equipo de computación y comunicación para la oficina

b. $4.000.000 en efectivo según recibo de caja no 002

3. Gabriel Jaimes quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $20.000.000 en efectivo según recibo de caja no 003

4. Marcela Duarte quinientas (500) cuotas pagadas así: a. $20.000.000 en mercancía

5. Messilemi quinientas (500) cuotas pagadas así:

a. $3.000.000 en muebles para uso de la oficina según factura 1034

b. $5.000.000 en equipo de comunicación y computación para la oficina

c. $12.000.000 en efectivo según recibo de caja no 004

6. Laura gómez quinientas (500) cuotas pagadas así:

a. $20.000.000 en efectivo según recibo de caja no 005

INVENTARIOS

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario inicial

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente. Este balance inventario valorado consta de los siguientes pasos:

1. Hacer un inventario, que consiste en hacer un listado de todos los bienes, uno por uno, que tiene la empresa (camión modelo tal, 5 mesas de madera, ordenador modelo X, cuenta corriente en banco Z, etc.).

2. Hacer un listado de todos los derechos que tiene la empresa: préstamos que ha concedido, lista de todos los clientes, etc.

3. Hacer una lista de todas las obligaciones que tiene la empresa con los bancos, hacienda, proveedores, trabajadores, etc.

4. Valorarlo todo. Esto lleva mucho trabajo y dificultad pues a veces no aparecen las facturas de compra o es difícil descubrir cuánto deben de verdad los clientes. Es necesario recordar que hay que preparar también las fichas de inmovilizado de todos y cada uno de los bienes de la empresa, pues lo necesitaremos para poder valorar adecuadamente dichos bienes y también, desde el punto de vista fiscal, para poder calcular las amortizaciones de los próximos ejercicios.

5. Por último debe hallar la diferencia entre sus bienes y derechos y sus obligaciones. Dicha diferencia será su capital o patrimonio neto.

COMPROBANTE DE DIARIO

Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio.

Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones económicas. Una de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, el DEBE siempre tendrá igual cantidad que el HABER.

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

 Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.

Informe Diario de Operaciones

La estructura e implementación de un informe diario de operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la información de todas las transacciones diarias que realice la empresa; clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor claridad; acumular diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por sus propietarios.

El informe diario de operaciones nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta información es registrada en los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros.

Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con el mínimo margen de error. Esta estructura será diseñada según las necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas perspectiva.

El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la administración: Para la toma de decisiones en las funciones de planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa.

Con la implementación del informe diario de operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la acción mientras los datos son todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras

ACTIVIDAD EN CLASE

TRANSACCIONES COMERCIALES REALIZADAS

1 DE OCTUBRE

1.Se vende mercadería al contado por $4,697.340 y al crédito por $3,232.670.

2. Se compran bolsas y material de empaque por valor de $344.220 a Distribuidoras de Bolsas, S.A. de C.V. emitiendo el cheque No. 34 del Banco HSBC.

3. Se compran 10 sillas de espera a razón de $30.000 cada una, por lo cual se emite cheque No. 35 a nombre de Office Depot, S.A. de C.V.

4. Se apertura el fondo de caja chica por valor de $300.000 para gastos de hasta $25.000, para lo cual se emite cheque No. 36 a nombre del Sr. Carlos Gómez, quien será el custodio de dicho fondo.

1. Se vende mercadería al crédito por $1,900.000 y al contado por $565.330.

2. Se compra una engrapadora y una caja de grapas por valor de $19.650 y se paga con fondos de caja chica.

3. Se compran 5 garrafas de agua cristal por valor de $13.450 y se paga de caja chica.

4. Se consigna al banco por el valor de las ventas al contado.

5. Se adquiere mercadería al crédito por $1,500.00 de parte de nuestro proveedor Socaire, S.A. de C.V.

1. Se paga planilla administrativa por valor de $800.000.

2. Se paga planilla de ventas por valor de $1,200.000.

3. Se pagan comisiones sobre ventas a nuestros vendedores por valor de

$225.000.

4. Se tienen ventas al contado por $8,944.330 y al crédito por $234.550.

5. Se consigna al banco por el valor de las ventas al contado.